Mitä on organisaatiomuotoilu?

Organisaatiomuotoilu (organizational design) on organisaation prosessien ja käytäntöjen kehittämistä henkilökunnan näkökulmasta parempaan. Näin muotoilun kohteena voi olla arkiset prosessit, työkalut kuten CRM-järjestelmä tai toimenkuvat, mutta myös epäviralliset asiat kuten käytännöt, roolit ja toimintamallit. Kehittämistoiminnassa henkilökunnalla on keskeinen rooli olla muutoksen hyötyjä, mutta usein myös sen toteuttaja.

Taustalla palvelumuotoilun malli ja keinot

Organisaatiomuottoilu on palvelumuotoilusta ammentava muotoiluprosessi, jossa lähtöökohtana on ymmärtää henkilökunnan maailmaa ja sen perusteella kehittää organisaatiota muokkaamalla organisaation prosesseja ja käytöntöjä. Siinä missä palvelumuotoilu keskittyy asiakkaan kokemuksen muotoiluun organisaatiomuotoilu keskittyy työntekijän kokemukseen. Molemmat rakentavat syvällisen käyttäjäymmärryksen päälle, toinen työntekijöiden, toinen asiakkaiden.

Yhteiskehittämisellä henkiökunta muutoksen moottoriksi

Erityisesti organisaatiomuotoilu ammentaa yhteiskehittämisestä. Se asettaa kehitystoiminnan moottoriksi henkilökunnan. Heidän arvonsa, toiveensa ja kokemuksensa valjastetaan prosessissa tuottamaan konsepteja paremmin toimivasta organisaatiosta. Tällä on useita vahvuuksia. Henkilökunta on organisaationsa ja toivottavasti myös asiakkaiden paras asiantuntija, jolloin heidän näkemyksensä ja kokemuksensa parantavat konseptien laatua. Toiseksi osallistuminen prosessiin lisää henkilökunnan jäsenten ymmärrystä muiden kokemuksista ja näkemyksistä sekä siitä mitä ollaan tekemässä. Näin konseptit, jotka päätetään ottaa osaksi arkea ovat jo osittain sisäistettyjä ja henkilökunnan kannattamia, joka vähentää vastarintaa ja implementointiin liittyviä muutosia.

Tarvitaan asiakasnäkökulma rinnalle

Organisaatiomuotoilun heikkous tulee sille, jos organisaation kulttuuri ei ole asiakasorientoitunut, jolloin kehittäminen ei arvioi toiminnan vaikutuksia asiakkaalle. Prosessissa tulee siis tarkastella ratkaisuja myös asiakasnäkökulmasta, jotta vältetään ratkaisut, jotka heikentävät asiakkaan kokemusta. Perinteinen jako sisäisiin ja ulkoisiin kehityshankkeisiin on turha. Molemmat tarjoavat mahdollisuuden kehittää niin asiakaskokemusta kuin työntekijäkokemustakin.

Organisaatiomuotoilulla parempiin tuloksiin

Ketteräkehittäminen, design sprintit ja prototyypit ovat kiinteä osa organisaatiomuotoilua. Koska toiminnan moottorina toimii henkilökunta kehittämisen energian ylläpitäminen on keskeinen osa prosessia. Tässä auttaa nopeasti toteuttettavat muotoiluspintit, joiden tuloksena syntyy prototyyppi tai useita. Nämä konkreettiset konseptin mallit auttavat kiteyttämään, kommunikoimaan ja analysoimaan konsepteja, mutta ennenkaikkea ne lisäävät kehittämisestä ja lopputuloksesta saatavia kokemuksia, jotka ovat keskeisiä energian ylläpitämiselle ja uskomusten muutokselle.

Organisaatiomuotoilun omaksumisella organisaatioiden kehitystoiminnassa on myös merkittäviä pitkäaikaisia hyötyjä. Organisaatiomuotoilu tukee muutosvalmiutta ja itseohjautuvuutta, sillä se auttaa henkilökuntaa näkemään organisaation hallittavan muutoksen kohteena ja tarjoaa välineitä osallistua muutokseen. Organisaatiomuotoiluprosessit nopeuttavat organisaation oppimista. Prosessit opettavat henkilökunnan jäseniä ymmärtämään toisiaan ja organisaationsa ominaisuuksia, sekä kokeilujen kautta löytämään uutta tietoa. Parhaimillaan organisaation sisäiset ryhmät pystyvät sekä tuottamaan tietoa, testaamaan oletuksiaan ja niiden perusteella tekemään ehdotuksia toiminnan kehittämiseksi.

Jäikö jokin mietityttämään? Haluaisitko kuulla lisää? Ole yhteydessä!