Mitä on organisaatiomuotoilu?

Organisaatiomuotoilu (organizational design) on organisaation prosessien ja käytäntöjen kehittämistä henkilökunnan näkökulmasta parempaan. Näin muotoilun kohteena voi olla arkiset prosessit, työkalut kuten CRM-järjestelmä tai toimenkuvat, mutta myös epäviralliset asiat kuten käytännöt, roolit ja toimintamallit. Kehittämistoiminnassa henkilökunnalla on keskeinen rooli olla muutoksen hyötyjä, mutta usein myös sen toteuttaja, sillä he ovat oman organisaationsa asiantuntijoita.

Taustalla palvelumuotoilun malli ja keinot

Organisaatiomuottoilu on palvelumuotoilusta ammentava muotoiluprosessi, jossa lähtöökohtana on ymmärtää henkilökunnan maailmaa ja sen perusteella kehittää organisaatiota muokkaamalla organisaation prosesseja ja käytöntöjä. Siinä missä palvelumuotoilu keskittyy asiakkaan kokemuksen muotoiluun organisaatiomuotoilu keskittyy työntekijän kokemukseen. Molemmat rakentavat syvällisen käyttäjäymmärryksen päälle, toinen työntekijöiden, toinen asiakkaiden. Organisaatioiden muotoilussa dialogi on väline muodostaa yhteistä käsitystä työntekijöiden kokemuksista.

Yhteiskehittämisellä henkilökunta muutoksen moottoriksi

Erityisesti organisaatiomuotoilu ammentaa yhteiskehittämisestä. Se asettaa kehitystoiminnan moottoriksi henkilökunnan. Heidän arvonsa, toiveensa ja kokemuksensa valjastetaan prosessissa tuottamaan konsepteja paremmin toimivasta organisaatiosta. Tällä on useita vahvuuksia. Henkilökunta on organisaationsa ja toivottavasti myös asiakkaiden paras asiantuntija, jolloin heidän näkemyksensä ja kokemuksensa parantavat konseptien laatua. Toiseksi osallistuminen prosessiin lisää henkilökunnan jäsenten ymmärrystä muiden kokemuksista ja näkemyksistä sekä siitä mitä ollaan tekemässä. Näin konseptit, jotka päätetään ottaa osaksi arkea ovat jo osittain sisäistettyjä ja henkilökunnan kannattamia, joka vähentää vastarintaa ja implementointiin liittyviä muutosia. Yhteiskenittäminen tekee organisaatiosta enemmän jäsentensä näköisen ja siten lisää työn merkityksellisyyttä sekä suoran muutostoiminnan kautta, että myös ajan kanssa, kun työntekijän kokemat ristiriidat henkilökohtaisten arvojen ja jaettujen arvojen sekä toimintamallien välillä pienenevät.

Tarvitaan asiakasnäkökulma rinnalle

Organisaatiomuotoilun heikkoutena on sisäänpäin katsominen, jos organisaation kulttuuri ei ole asiakasorientoitunut, jolloin kehittäminen ei arvioi toiminnan vaikutuksia asiakkaalle. Prosessissa tulee siis tarkastella ratkaisuja myös asiakasnäkökulmasta, jotta vältetään ratkaisut, jotka heikentävät asiakkaan kokemusta. Perinteinen jako sisäisiin ja ulkoisiin kehityshankkeisiin on turha. Molemmat tarjoavat mahdollisuuden kehittää niin asiakaskokemusta kuin työntekijäkokemustakin. Liian usein ulkoisissa hankkeissa keskitytään vain asiakaskokemuksen kehittämiseen, jolloin työntekijöiden on vaikea toteuttaa konseptin mukaista palvelua ja tuotteistaminen epäonnistuu.

Organisaatiomuotoilulla parempiin tuloksiin

Ketteräkehittäminen, muotoilusprintit ja prototyypit ovat kiinteä osa organisaatiomuotoilua. Koska toiminnan moottorina toimii henkilökunta kehittämisen energian ylläpitäminen on keskeinen osa prosessia. Tässä auttaa nopeasti toteuttettavat muotoilusprintit, joiden tuloksena syntyy prototyyppi tai useita. Nämä konkreettiset mallit auttavat kiteyttämään, kommunikoimaan ja analysoimaan konsepteja, mutta ennenkaikkea ne lisäävät kehittämisestä ja lopputuloksesta saatavia kokemuksia, jotka ovat keskeisiä energian ylläpitämiselle ja uskomusten muutokselle.

Organisaatiomuotoilun omaksumisella organisaatioiden kehitystoiminnassa on myös merkittäviä pitkäaikaisia hyötyjä. Organisaatiomuotoilu tukee muutosvalmiutta ja itseohjautuvuutta, sillä se auttaa henkilökuntaa näkemään organisaation hallittavan muutoksen kohteena ja tarjoaa välineitä osallistua muutokseen. Organisaatiomuotoiluprosessit nopeuttavat organisaation oppimista. Prosessit opettavat henkilökunnan jäseniä ymmärtämään toisiaan ja organisaationsa ominaisuuksia, sekä kokeilujen kautta löytämään uutta tietoa. Parhaimillaan organisaation sisäiset ryhmät pystyvät sekä tuottamaan tietoa, testaamaan oletuksiaan ja niiden perusteella tekemään ehdotuksia toiminnan kehittämiseksi.

Jäikö jokin mietityttämään?

Haluaisitko kuulla lisää? Ole yhteydessä!